Validación de Datos

LECTURA PREVIA

VALIDACIÓN DE DATOS

Cuando se introducen numerosos datos en una tabla, existe el riesgo de que cometamos errores, estos errores pueden ser por tipo o debido a que la información ingresada sea incorrecta. Se puede disminuir el riesgo de cometer errores, con una herramienta de Excel llamada VALIDACIÓN DE DATOS, la cual impide introducir datos erróneos a medida que llenamos una tabla. Ejemplos de esto podrían ser no introducir números superiores a 2000 o no introducir números decimales,  restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de que sólo se escriben números enteros positivos. Otra de las utilidades de esta herramienta es evitar incoherencias cuando se comparte un libro con otras personas (multiusuarios).

Los tipos de datos que se pueden validar son:

• Números
  Se puede establecer que el número que se introduce a una celda sea decimal o entero, que este entre un mínimo y un máximo, excluir un número o intervalo de números y finalmente se puede utilizar una fórmula para hacer el cálculo de validación
• Fechas y horas
  En este caso se pueden excluir fechas u horas,  establecer una fecha máxima, mínima  o un intervalo y también establecer una fórmula para determinar las fechas válidas.
• Longitud
  Pone límites al número de caracteres que se pueden introducir, tanto en máximo como en mínimo.
• Lista desplegable de valores
  Se puede establecer una lista desplegable con los valores admitidos por una Celda

Veamos un ejemplo del funcionamiento de la herramienta VALIDACIÓN DE DATOS.

Si queremos validar la entrada de números entre 0 y 1 inclusive, lo primero que debemos hacer es seleccionar el rango de validación, o sea las celdas que se deseen controlar

luego en la pestaña "Datos" vamos al panel "Herramientas de datos"

donde pulsando en la flecha se despliega el siguiente menú

pulsando ahora en botón amarillo aparece el panel "validación de datos"

en la figura aparece la pestaña "Configuración", que ya tiene los valores para validar la entrada de números entre 0 y 1 inclusive.

La segunda pestaña coloca un mensaje permanente al costado de cada celda

se puede dejar este mensaje o pasar directamente a la pestaña "Mensaje de error"

hay 3 estilos de mensajes de error

Grave: representado por el ícono que aparte del mensaje tiene una advertencia sonora.

Advertencia: representado por el ícono con una advertencia sonora mas leve.

Información: representado por el ícono   muy similar al anterior.

Si elegimos Advertencia, aparece el siguiente panel

donde podemos elegir entre las 4 opciones que nos ofrece.

Lo último que nos queda por decir, antes de empezar con los tutoriales, es como eliminar la validación.

En el panel "Validación de datos" pulsamos en "Borrar todos" , como indica la flecha roja, y luego aceptamos

SITUACIÓN DIDÁCTICA
Las Empresas de Ford y Oxxo necesitan que les ayudes con los registros de entradas y salidas de sus empleados y con el catalogo de los mismos. Necesitas incorporar la validación de datos.

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